Planowanie w excelu wciąż popularne

Wiele firma wciąż korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zasobami.

Czy można planować produkcję za pomocą arkusza kalkulacyjnego? Okazuje się, że tak i nie są to przypadku odosobnione.

Wiele przedsiębiorstw produkcyjnych korzysta z popularnego Excela do zarządzania, planowania, rozliczania kosztów. W XXI wieku może wydawać się to śmieszne, ale wiele firm tak funkcjonuje. Patrząc z zewnątrz na takie przedsiębiorstwa, które są potężne i bardzo dobrze mają się na rynku nie jesteśmy w stanie tego zauważyć. Wewnętrzne procesy zostają w firmie.

Przedsiębiorstwo produkcyjne zawsze składa się z kilku działów. Na pewno jest dział odpowiedzialny za zarządzanie magazynem i surowcami, dział kadr, dział produkcji czy dział finansów. Te kluczowe obszary znajdują się w każdym przedsiębiorstwie. Czy można dla wszystkich prowadzić ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym? Okazuje się, że można!

Ale dla wszystkich procesów prowadzenie zestawień w Excelu jest już rzadkością. Natomiast jeden, lub dwa działy zarządzane w taki właśnie sposób to już praktycznie norma.

Nowoczesne zarządzanie

Co, jeśli nie pakiet biurowych narzędzi? W świecie oprogramowani biznesowych znajdziemy szereg narzędzi wspomagających wszystkie kluczowe działy i procesy przedsiębiorstwa. Począwszy od programów ERP, poprzez MRP, a skończywszy na dedykowanych programach szytych na miarę dla każdego przedsiębiorstwa. Są również wciąż używane aplikacje pisane w DOS (ale to już wyjątki). Nowoczesne systemy informatyczne odpowiednio wdrożone i wykorzystujące w pełni potencjał zasobów przedsiębiorstwa są ogromną korzyścią dla całej firmy. Możliwość wystąpienia błędu w kalkulacje, obliczeniach, harmonogramowaniu czy planowaniu produkcji jest praktycznie zerowy, czego na pewno nie możemy powiedzieć o ręcznym zarządzaniu w arkuszu kalkulacyjnym.

Innym bardzo ważnym czynnikiem przemawiającym za informatyzacją kluczowych obszarów przedsiębiorstwa jest wymiana informacji. Dane w zaimplementowanym systemie informatycznym są dostępne dla wszystkich modułów. A więc dział finansów ma wiedzę na temat zamówień surowców, czy ich braków z modułu logistycznego, czy z działu kadr w procesie rozliczenia wypłat. Takich kooperacji jest całe mnóstwo. Ciężko to nawet zliczyć, a różnych założeń i schematów jeszcze więcej.

Przeszkoda w informatyzacji przedsiębiorstwa.

Dlaczego tak funkcjonują duże fabryki? Jedną z przyczyn na pewno są finanse. Nie jest to główna przyczyna, aby nie zinformatyzować przedsiębiorstwo, ale na pewno ma jakiś wpływ na niezdecydowanie się na jestem klasy ERP. Koszty zakupu systemu nie należą do małych.

Inną przyczyną na pewno jest czas wdrożenia. Chociaż, z jednej strony, jeśli decydujemy się na program biznesowy dla jednego działu, np. niech to będzie dział rozliczeń i finansów to możemy zakupić wersję pudełkową, którą instalujemy sobie sami, przechodzimy dobrze napisany tutorial i możemy spokojnie zarządzać finansami przedsiębiorstwa poprzez system informatyczny. Ale takie rozwiązanie jest dla małych firm.

Średnie i duże przedsiębiorstwa bardzo rzadko decydują się na taki krok. W ich przypadku, jeśli mowa o zinformatyzowaniu przedsiębiorstwa zawsze sprowadza się do implementacji kompleksowego systemu informatycznego obejmującego wszystkie, luba najważniejsze obszary działalności. Czas jakie potrzebuje dostawca oprogramowania na odpowiednie wdrożenie jest długi. Może trwać nawet kilka lat, ale może również zakończyć się sukcesem po kilku miesiącach.

Ostatnim elementem, który skutecznie odgania firmy od wdrożenia systemu jest obawa o przyszłość. Dla właściciela firmy, który zastanawia się nad wdrożeniem systemów zarządzania procesami kłębią się niespokojne myśli co do modelu zarządzania wszystkim. Po wdrożeniu firmy muszą całkowicie zmienić charakter pracy, sposób funkcjonowania i zarządzania.